Facturas 4.0

La facturación en México cambió en los últimos años, y si has intentado pedir o emitir una factura, seguramente llegaste a la famosa “Factura 4.0”. Esta versión puede ser considerada más estricta, más completa y está diseñada para que el SAT valide los datos de forma automática. Puede sonar complicado, pero no te preocupes, aquí lo entenderás paso a paso.

¿Qué es la factura electronica 4.0?

La factura 4.0 es la versión más reciente del Comprobante Fiscal Digital por Internet o mejor conocido como CFDI, el documento electrónico que se usa en México para registrar compras, ventas y servicios ante el SAT.

En términos simples, las facturas 4.0 son la versión nueva de las facturas electrónicas un poco más estrictas y detalladas, que validan tus datos directamente con la base del SAT.

La idea principal de esta nueva versión es:

• Evitar errores
• Reducir fraudes
• Operaciones registradas correctamente.

Si compras algo, si vendes, si das servicios, o si necesitas deducir impuestos: las facturas 4.0 serán algo de tu día a día.

¿Qué cambió en la factura 4.0 con respecto al CFDI 3.3?

El cambio más grande es que ahora el SAT es un poco más exigente con tus datos. Las facturas 4.0 requieren que el nombre del receptor, su régimen fiscal y su código postal coincidan exactamente con lo que aparece en su CSF o mejor conocida como la Constancia de Situación Fiscal.

Los principales cambios entre CFDI 3.3 y facturas 4.0:

Datos obligatorios del receptor deben coincidir con la validación automática de datos

Si algo no coincide entre los datos proporcionados y los que están en la Constancia de Situación Fiscal; ya sea un número en el código postal, un error en elegir el uso del CFDI adecuado, aunque sea un acento la factura electrónica será rechazada.

Nuevos motivos de cancelación para las facturas

Antes, en la versión 3.3, cancelar una factura era más fácil: bastaba solo con realizar la cancelación, no necesitabas decir por qué, nadie tenía que aceptarla, y se podía borrar prácticamente sin control.

Ahora cuando intentas cancelar un CFDI 4.0,tienes que justificar por qué cancelas, debes elegir un motivo específico, como si fuera una “razón oficial”.

Los motivos obligatorios que puedes seleccionar son pocos y están controlados:

• Comprobante emitido con errores sin relación
• Comprobante emitido con errores y se relaciona con otra factura
• No se llevó a cabo la operación
• Operación nominativa relacionada con una factura global

El receptor debe aceptar la cancelación en varios casos cuando tú cancelas una factura 4.0

En resumen para cancelar una factura electrónica 4.0:

Necesitas un motivo, se requiere justificarlo, y es necesario a veces esperar a que la otra persona se meta al SAT y acepte. Esto impacta en tiempos, contabilidad y cierre de mes.

¿Desde cuándo es obligatoria la facturar 4.0?

La versión 4.0 se anunció en 2022, pero tuvo un periodo de transición. Desde abril de 2023, la factura 3.3 dejó oficialmente de ser válida y la 4.0 se convirtió en obligatoria para todos.

Esto aplica para:

• Personas físicas
• Empresas
• Comercios
• Freelancers
• Plataformas digitales

Lo que quiere decir que si alguien sigue emitiendo 3.3 a partir de esa fecha ya no es fiscalmente correcta.

¿Qué tipos de CFDI existen en facturación 4.0?

Es muy importante mencionar que los tipos de factura no cambiaron; lo que cambió fue la forma de llenarlos.

Los CFDI más comunes son:

• CFDI de Ingreso: Estos se aplican cuando vendes algo o brindas un servicio, podríamos decir que es “la factura típica".
• CFDI de Egreso: Aplicable en devoluciones, descuentos o cancelaciones.
• CFDI de Traslado: Se usa para mover mercancías sin venta.
• CFDI de Recepción de Pagos o Complemento de pagos: Se usan para registrar pagos en parcialidades o cuando no se liquida un pago al momento.
• CFDI de Nómina: La factura que reciben los trabajadores por su salario.

¿Qué datos del receptor son obligatorios en la factura 4.0?

Aquí viene la parte más importante para evitar errores. El SAT exige que los siguientes datos del cliente aparezcan idénticos a como salen en su Constancia de Situación Fiscal:

• RFC completo
• Nombre completo

Con apellidos, tildes, doble nombre si lo hay y mayúsculas tal cual aparecen en el sistema del SAT. Si tu Constancia de Situación Fiscal dice “JUAN CARLOS”, no puedes poner “JUAN C.”

• Régimen fiscal

El que aparece en la Constancia de Situación Fiscal, ningún otro será admitido por el sistema y puede provocar la cancelación de la factura.

• Código postal del domicilio fiscal

No el del domicilio actual, ni el de la sucursal; es necesario que se coloque el que el SAT tiene registrado.

• Uso del CFDI

Esto es para qué usarás la factura: gastos, compras, inversiones, etc.

Como puedes ver en realidad no han cambiado mucho pero es muy importante que no olvides que si alguno de estos datos no coincide exactamente con la base de datos que tiene el SAT, las facturas 4.0 se rechazan.

¿Qué errores impiden emitir una factura 4.0?

Los errores más comunes incluyen el nombre o razón social mal escrita, emplear un código postal, RFC o régimen fiscal incorrecto. En otros casos donde estos datos están bien, el problema puede ser que se esté intentando usar un CFDI que no aplica para el régimen fiscal en cuestión y por último que la información proporcionada sea actual pero no se haya notificado al SAT y por lo tanto no coincida con sus datos

Si el SAT detecta cualquier diferencia entre los datos que le proporcionas y los que contiene su base de datos, las facturas electrónicas 4.0 no podrán ser emitidas.

¿Cómo se cancelan las facturas 4.0?

La cancelación también cambió, ahora debe hacerse con reglas específicas.

Los pasos básicos para cancelar una factura electrónica 4.0 primero hay que entrar al portal del SAT y buscar la factura que necesita ser cancelada; cuando la localices seleccionamos el motivo de la cancelación y ya podrás enviar las solicitud.

Ten presente que en varios casos será necesario que el receptor apruebe la cancelación desde su cuenta del SAT, esto no aplica cuando el monto de la factura es menor a 5,000 pesos mexicanos o es el caso de un CFDI global. Adicionalmente las empresas y contribuyentes pueden recibir sanciones si cancela fuera del ejercicio fiscal correspondiente.

En resumen las facturas 4.0 pueden parecer estrictas, pero una vez que conoces la información clave es más sencillo. Lo más importante es tener tu Constancia de Situación Fiscal actualizada y capturar los datos exactamente como los tiene el SAT.

Con esta guía de facturas 4.0 ya puedes:

• Pedir facturas sin errores
• Emitirlas correctamente
• Entender por qué a veces fallan
• Saber cómo cancelarlas si es necesario.

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